خطة عمل تنفيذية ….كيفية اعداد خطة عمل تنفيذية
خطة عمل تنفيذية هو ضمان تحقيق الأهداف التي يسعى المشروع لتحقيقها، وجعلها واقعيّة، حيث تتمثّل خطوات إعداد هذه الخطّة في تحديد الأهداف وكيفية تحديد هذه الأهداف والمهام المرتبة لتحقيق هذه الأهداف , في شرح مفصل لهذه الخطوات
- ونبدأ ب تحديد الاهداف:
يراعى عند تحديد الأهداف والتأكّد من فعاليتها ، وتحديد الموعد النهائي لتحقيقها ، حيث يندرج تحت هذا التحديد عدد من المواصفات هي كالآتي: 1: محددة وواضحة بشأن المراد تحقيقه.
2: قابلة للقياس؛ من خلال تقسيم الأهداف لنقاط.
3: واقعيّة ويمكن تحقيقها.
4: ذات صلة وتتناسب مع المراد الوصول إليه في النهاية منطقيّة للغرض المراد منها.
5: الوقت المناسب بتحديد الوقت النهائي لها والتقدّم نحو تحقيقها.
- كيفيّة تحقيق الأهداف:
في هذه الخطوة يتم تحديد كل ما يلزم للوصول للأهداف خطة عمل تنفيذية خلال فترة زمنيّة محددة، عبر تحديد الموارد اللازمة، بالإضافة لتحديد مقدار الأموال اللازمة، وأية أمور ماديّة أخرى، بالإضافة لضرورة تحديد المسؤول عن تحقيق الأهداف لسهولة الرجوع إليه من قبل الموظفين، إذ من الممكن تعيين أكثر من شخص أو قسم لهذه المهمّة.
- شروط اعداد عمل خطة تنفيذية ناجحة :
فيما يلي سوف نذكر لكم شروط خطة عمل تنفيذية ناجحة لكل من يريد إعداد خطة ولا يعرف الشروط، إذا كانت الخطة الموضوعة لم تتطابق مع الشروط لابد من تغييرها أو تعديلها حتى نوصل للكفاءة العالية .
تفاصيل شروط الخطة:
1: أن تكون خطة عمل تنفيذية قابلة للتحقيق، لابد من أن تكون واقعية غير خيالية ولا قائمة على خيال لا يمت للواقع بصلة.
2: أن تكون الخطة لها زمن محدد، وهذه من الشروط العالمية لا خطة سواء صغيرة أو كبيرة، لأن أي هدف لابد أن يتحقق وفقا لزمن معين.
3: أن تكون الخطة قياسية ويمكن معرفة هل الخطة ناجحة أم لا؟ لابد من ان تعرف هل الخطة نجحت وفي الطريق الصحيح أم لا ؟.
4: أن تكون الخطة التي تم وضعها مناسبة مع الإمكانيات .
5: أن تكون خطة عمل تنفيذية لها خطوات، لا يصح أن نقوم بإعداد خطة بدون خطوات محددة لتنفيذها لتأكد من نجاحها ، لانه سوف تكون عشوائية وغير منتظمة .
- فوائد اعداد خطة عمل تنفيذية :
تعمل خطة العمل على تحقيق العديد من الفوائد لأصحاب المشروعات ، وتتمثل فوائد خطة العمل في الآتي:
1: الالتزام والبقاء على استراتيجية العمل:
يعتبر البقاء على استراتيجية عمل ثابتة، هو الدور الأساسي لخطة العمل؛ إذ إن البقاء عليها يساعد أصحاب المشروعات على المحافظة على استراتيجيتهم الخاصة.بالإضافة إلى المساهمة في تحقيق النقاط الأساسية للعمل.
2: الإدارة الجيدة لفريق العمل:
دور أساسي لخطة العمل، عن طريق متابعة فريق العمل بطريقة جيدة، بالإضافة إلى دراسة كافة النتائج التي يتوقع الوصل إليها.
3: توزيع المهام والمسؤوليات:
وذلك عن طريق توضيح طبيعة المسؤوليات، التي تخص كل الأفراد، حيث أنه يصبح لكل شخص مهمة أو مسؤولية خاصة به.
4: وضع توقعات لتحقيق الأفضل:
وذلك عن طريق تحسين وتطوير طبيعة التوقعات، التي تتعلق بالعديد من الأشياء مثل حالة السوق وتكاليف البيع والعمليات التجارية.
ما هي مقومات نجاح إعداد خطة عمل تنفيذية؟
- أن يتم تحديد الهدف الرئيسي من المشروع.
- القيام بتحديد المساهمين وأصحاب الأدوار الفعالة في خطة المشروع.
- إشراك معظم كوادر الشركة في وضع الخطة الرئيسية للمشروع.
- امتلاك معلومات كافية حول محددات المشروع ومقوماته المادية.
- توقع المشاكل وتقديم الحلول لها.
- القدرة على توقع البدائل للخطة في حال لم تقدم النتائج المطلوبة .
- وضع خطوات واضحة ومنظمة لعمل الخطة.
- وضع جدول زمني يحدد كيفية تنفيذ الخطة.
- التسويق بشكل جيد للخطة التنفيذية.
لتخطيط ووضع الاهداف قبل البدء باي مشروع وترتيب خطوات القيام به من الامور المهمة لا شك في ذلك، وانصح دوما باتخاذ خطوة سريعة نحو التنفيذ والتسويق لكل ما ينوي الفرد عمله، وبما اننا لا نعيش بدون انترنت فانه من الافضل الاستعانة بخبراء محترفين للتسويق لوضع خطة عمل تنفيذية لكي نصل الى النتائج المطلوبة في الوقت المحدد .
خطوات تنفيذ خطة عمل تنفيذية لأنها مهمة جدًا لأصحاب المنشآت ورجال الأعمال.والموظفين الذين يضعون الخطط في الشركات، لأن كل خطة تحتاج إلى خطوات معينة حتى تكون خطة صحيحة تحقق المطلوب:
- الخطوة الأولى هي معرفة أهداف الخطة، وعلينا أن نسأل أنفسنا ما معنى الخطة.من الضروري تحديد المهارات المتاحة وتحديد احتياجات الإدارة ومعرفة بيئة العمل ومعرفة احتياجات الموظفين.
- الخطوة الثانية بالأرقام، هل من الضروري طرح هذه الأسئلة لتحديد ما إذا كانت الأهداف تستحق وجود خطة أم لا هل الأهداف واقعية أم لا من الضروري اختيار إحدى استراتيجيات تنفيذ الخطط حيث توجد إستراتيجية تنفيذ تعتمد على التنفيذ من قبل الإدارة.
- الخطوة الثالثة من الضروري تحديد المعوقات التي ستواجه خطة عمل تنفيذية ، ومن الضروري تدوين الصعوبات والعقبات وإيجاد حل لها وإنشاء حساب لها.
- الخطوة الرابعة نقوم بتدوين العوامل المساعدة والمؤثرة التي يمكن أن تساهم بشكل مناسب في استكمال الخطة ونجاحها.عند إنشاء الخطة، كن مسؤولاً عن الشركاء وآرائهم.
- الخطوة الخامسة من أجل تنفيذ الخطة وجني الثمار، لا بد من وضع جدول مناسب وجدول زمني مفصل بفترات زمنية لتحديد ما تم إنجازه وما فقده.من أجل التعرف على الخطأ بسرعة وعدم المبالغة فيه.
